Elemen Apa yang Perlu Dimasukkan dalam Mendokumentasikan Pekerja untuk Pemutusan?

Tanpa dokumentasi yang menyeluruh, syarikat boleh menghidupkan jadualnya sendiri oleh bekas pekerja yang tidak puas hati dan ditamatkan secara sah dan sah. Hasilnya boleh menjadi pengalaman pengadilan yang mahal. Mendokumentasikan insiden, prestasi buruk dan perbualan dengan pekerja secara objektif dapat membantu membina kredibiliti dan menyokong tuntutan anda apabila tiba masanya untuk memberhentikan pekerja.

Tarikh

Setiap kali kejadian atau perbualan berlaku antara anda dan pekerja yang bermasalah, penting untuk mendokumentasikan tarikh ia berlaku. Termasuk tarikh seperti itu dapat membantu anda mengasingkan setiap acara dan menetapkan corak yang anda perhatikan ketika anda menyiapkan dokumentasi untuk pemberhentian pekerja. Mendokumentasikan peristiwa juga akan menunjukkan bahawa keputusan untuk memberhentikan pekerja tidak berlaku tanpa rekod kejadian sebelumnya.

Pelanggaran

Dalam artikel untuk Pengurusan Sumber Manusia Masyarakat, H. Ann Liroff menulis bahawa anda harus mendokumentasikan semua pelanggaran pekerja dalam fail kakitangan pekerja semasa ia berlaku. Pelanggaran harus sesuai dengan buku panduan polisi dan prosedur syarikat dan mungkin termasuk prestasi buruk, pelanggaran kontrak, tindakan haram, tingkah laku tidak beretika, produktiviti rendah, ketidakhadiran, kelewatan, ketidakaturan, amalan tidak selamat dan tingkah laku mengganggu. Semasa mendokumentasikan pelanggaran, anda harus memasukkan, jika ada, bahasa yang digunakan oleh pekerja, bagaimana kejadian itu mempengaruhi tugas pekerja dan bagaimana ia mempengaruhi jabatan atau syarikat secara keseluruhan. Gunakan nota yang anda tulis dalam fail pekerja untuk membuat senarai pelanggaran dan tarikhnya dalam dokumen penamatan.

Perbualan dan Penilaian

Semasa mendokumentasikan pelanggaran, sertakan catatan mengenai tindakan yang anda lakukan atau perbualan yang anda lakukan dengan pekerja tersebut. Perbincangan terperinci yang anda lakukan dengan pekerja mengenai kekurangan prestasi, akibatnya, serta garis panduan dan tarikh akhir yang realistik yang anda tetapkan untuk penambahbaikan. Catatan sedemikian membantu menegakkan tindakan tatatertib atau penghentian yang dibenarkan. Menyedarkan pekerja tentang dokumentasi tersebut juga membuatnya menyedari akibat buruk.

Penilaian

Sebagai tambahan kepada perbualan, mendokumentasikan penilaian pekerja yang dilakukan, pertemuan yang dilakukan untuk menilai kemajuan pekerja ke arah matlamat yang telah ditetapkan dan tahap penyertaan pekerja sepanjang proses tersebut. Adalah idea yang baik untuk mengeluarkan amaran secara bertulis dan meminta pekerja yang bermasalah menandatangani dokumen yang mengakui penerimaan dokumen tersebut. Pengakuan ini dapat membantu menyokong kenyataan bahawa pekerja tersebut menerima amaran dan diberitahu akan kemungkinan akibatnya. Sertakan maklumat mengenai perbualan, penilaian dan amaran dalam dokumen pemberhentian pekerja.

Tindakan Disiplin

Sentiasa perhatikan tindakan tatatertib yang diturunkan kepada pekerja dalam fail kakitangan dan dokumen penamatan. Tindakan disiplin boleh merangkumi penurunan pangkat, percubaan atau penangguhan. Sertakan hasil tindakan disiplin dalam nota anda.