Cara Menguruskan Gaji

Penggajian adalah fungsi utama perniagaan kecil anda, kerana tugas anda tidak berhenti hanya dengan memberi gaji kepada pekerja anda. Anda juga mesti mematuhi undang-undang persekutuan, negeri dan tempatan yang berkaitan. Kegagalan menguruskan tugas penggajian anda dengan betul boleh menyebabkan pembayaran gaji dan laporan kewangan yang tidak tepat. Melalui pengurusan yang berkesan, anda membantu memperkukuhkan operasi pembayaran gaji anda.

Pertimbangan

Pilih tempoh gaji yang konsisten, seperti mingguan, dua minggu, setengah bulan atau bulanan. Kaji undang-undang gaji minimum negeri anda; anda mungkin membayar lebih kerap daripada yang dikehendaki oleh undang-undang tetapi tidak kurang kerap.

Sistem Gaji

Sistem pembayaran gaji anda membolehkan anda memproses gaji. Sekiranya anda memproses pembayaran gaji secara dalaman, menggunakan perisian pembayaran gaji lebih berkesan daripada memproses keseluruhan pembayaran gaji dengan tangan. Penjual perisian umumnya mempunyai pakej berdasarkan ukuran perniagaan anda. Untuk menjimatkan masa dan wang, anda mungkin menyerahkan tugas gaji anda kepada syarikat perkhidmatan gaji. Pembekal memproses gaji dan sering menangani cukai gaji dan tanggungjawab faedah syarikat anda. Yang perlu anda lakukan adalah memeriksa semula kerja penyedia.

Sistem Penjagaan Masa

Untuk mengesan waktu kerja pekerja anda, anda mungkin meminta pekerja mengisi lembaran waktu mingguan atau memasang jam waktu. Yang terakhir ini lebih cekap daripada yang pertama kerana tidak semudah bagi pekerja untuk membuat-buat waktu jam. Bergantung pada jenis jam waktu yang anda ada, anda boleh mengira pukulan yang ditunjukkan pada kad waktu, atau sistem melakukan pengiraan untuk anda.

Cukai pendapatan

Semasa melakukan pembayaran gaji, anda mesti menahan cukai gaji persekutuan, termasuk Jaminan Sosial dan Medicare, dari gaji pekerja anda dan membayar bahagian anda sendiri kepada agensi kerajaan yang betul. Anda juga menarik balik cukai pendapatan persekutuan, cukai pendapatan negeri - jika berkenaan - dan sumbangan insurans pengangguran. Untuk tujuan pemotongan cukai pendapatan persekutuan, berikan borang W-4 kepada pekerja baru anda untuk melengkapkan dan mengembalikan kepada anda tepat pada masanya untuk gaji pertama mereka. Untuk mengikuti tanggungjawab cukai persekutuan anda, rujuk Pekeliling Perkhidmatan Hasil Dalam Negeri, "Panduan Cukai Majikan." Untuk menentukan liabiliti negeri dan tempatan anda, hubungi agensi hasil negeri atau penilai cukai tempatan anda.

Manfaat pekerja

Sekiranya anda memberi pekerja anda faedah syarikat, seperti insurans kesihatan, akaun perbelanjaan fleksibel dan rancangan persaraan, caruman sukarela pekerja untuk rancangan tersebut juga dikendalikan oleh gaji. Kakitangan gaji atau sumber manusia anda mungkin mengendalikan bidang perniagaan anda, atau anda boleh mengambil pentadbir pihak ketiga. Sekiranya anda menawarkan cuti berbayar, seperti berkabung, bercuti, hari sakit dan hari peribadi, pentadbir pembayaran gaji anda dapat mengawasi apa yang digunakan.

Deposit terus

Semakin banyak gaji yang anda hasilkan, semakin banyak cek yang mesti anda jejaki. Gaji gaji terdedah kepada kecurian atau salah tempat. Sekiranya ini berlaku, berikan pembayaran berhenti pada cek yang dicuri atau hilang dan kembalikan pembayaran gaji lain kepada pekerja. Anda boleh mengelakkan kemungkinan ini dengan membuat deposit langsung dengan bank anda dan menggunakan perisian pembayaran gaji yang membolehkan pilihan ini. Terangkan kelebihan deposit langsung kepada pekerja anda dan dorong mereka untuk menerimanya.

Perakaunan

Perakaunan gaji adalah bagaimana anda memantau perbelanjaan gaji syarikat. Melalui perakaunan gaji, anda memperuntukkan gaji, gaji, potongan gaji dan perbelanjaan lain ke akaun kewangan yang betul. Anda juga melakukan pendamaian berkala untuk memastikan pembayaran gaji, pelaporan cukai dan perakaunan yang tepat.

Penyimpanan rekod

Kerajaan persekutuan dan negeri mempunyai undang-undang pencatatan khusus untuk penggajian. Walaupun perisian gaji menyimpan data gaji anda, anda dapat meningkatkan kebolehpercayaan dengan mencetak laporan gaji pada akhir setiap tempoh pembayaran dan memasukkan salinan cetak di kawasan yang selamat. Laporan tersebut menguraikan gaji kasar masing-masing pekerja untuk tempoh gaji.