Dasar Perakaunan mengenai Penginvoisan untuk Barang yang Belum Dihantar

Dengan perakaunan tunai, pembukuan mudah: Anda tidak merekodkan sebarang transaksi sehingga wang benar-benar bertukar tangan, kata Alat Perakaunan. Dengan perakaunan akruan, anda merekodkan transaksi sebaik sahaja anda memperoleh atau berhutang. Sekiranya invois tiba sebelum, atau sesudahnya, barang yang telah anda bayar, mencatat transaksi dengan betul memerlukan beberapa langkah perakaunan tambahan.

Petua

Sekiranya anda membayar terlebih dahulu invois sebelum anda menerima barang atau perkhidmatan yang berkaitan, anda mengreditkan wang tunai dan mendebitkan akaun perbelanjaan prabayar, seperti bekalan prabayar, inventori prabayar atau perkhidmatan prabayar. Apabila anda menerima apa sahaja yang anda bayar, anda mengira perbelanjaan prabayar dan perbelanjaan inventori debit atau akaun yang serupa.

Invois Tidak Diterima

Penyimpanan rekod akan menjadi mudah sekiranya pembeli hanya mengunjungi pembekal, membayar apa yang mereka perlukan dan keluar dengan membawa barang, tetapi selalunya ia tidak berlaku. Sebaliknya, pesanan, penghantaran, invois dan pembayaran semuanya berlaku pada titik yang berlainan dalam proses. Untuk mengelirukan anda lebih jauh, sistem pengurusan inventori anda mengendalikan penghantaran barang secara berbeza dari sistem perakaunan anda.

Contohnya, Purchase Control mengatakan, andaikan anda menerima penghantaran barang inventori tetapi invois belum diterima. Sekiranya anda menggunakan sistem inventori berterusan, di mana anda sentiasa mengemas kini rekod stok anda, anda merekodkan penghantaran sekaligus; dengan inventori berkala, anda merekodkannya pada akhir tempoh perakaunan. Bagaimanapun, anda tidak mencatat pembelian sebagai akaun yang perlu dibayar sehingga anda menerima invois barang dagangan.

Katakan anda memesan inventori $ 2,000 Selagi invois tidak diterima, anda mencatatkan $ 2,000 dalam akaun GRNI - barang yang diterima, bukan invois - dan juga dalam inventori. Setelah penjual menyerahkan invois barang dagangan, anda mengurangkan GRNI sebanyak $ 2,000 dan mencatatkan $ 2,000 dalam akaun yang perlu dibayar.

Penjejakan GRNI

Semasa perniagaan anda berkembang, penghantaran GRNI mungkin menjadi lebih biasa. Akaun GRNI anda mungkin berakhir dengan beratus-ratus penyertaan yang melibatkan banyak pembelian, pelbagai item dan pelbagai vendor. Menjejaki dan mengemas kini apabila anda menerima invois memerlukan masa dan usaha yang semakin meningkat dan mudah untuk dilupakan. Kelewatan vendor dan kesilapan serta penipuan invois dapat memperburuk keadaan.

Perisian dapat membantu dengan ini. Proses automatik dapat mengambil invois, memadankannya untuk membeli pesanan dan membuat penyesuaian pembukuan yang diperlukan, tanpa kehilangan data yang mungkin dilewatkan oleh mata manusia. Ini mempunyai kelebihan tambahan untuk memastikan buku anda sentiasa dikemas kini, tanpa jeda waktu. Itu dapat mempermudah mencari vendor yang lambat, atau yang tepat pada waktunya, dan memutuskan mana yang lebih pantas untuk perniagaan anda.

Barang Tidak Diterima

Kadang-kadang perkara berlaku sebaliknya. Anda menerima invois, mungkin membayarnya, tetapi anda belum memiliki barang. Alat Perakaunan mengatakan ini berlaku, sebagai contoh, semasa anda membuat pembayaran awal untuk barang yang anda pesan. Bayaran awal mungkin kerana anda menggunakan perakaunan tunai dan ingin mencatat perbelanjaan lebih awal, atau kerana membayar di muka memberi anda rawatan pilihan. Ia juga berlaku sekiranya penjual, atas sebab apa pun, tidak memberi anda penghargaan.

Mengakaunkan inventori yang dibayar tetapi tidak diterima - atau barang prabayar, atau perkhidmatan prabayar - memperlakukan barang atau perkhidmatan pihak lain yang berhutang kepada anda sebagai aset. Sekiranya anda membayar inventori $ 1,200 terlebih dahulu, anda memberi kredit $ 1,200 untuk tunai dan mendebitkan akaun aset perbelanjaan prabayar dengan harga $ 1,200 . Apabila anda menerima item inventori, atau barang lain, anda mengreditkan perbelanjaan prabayar dan perbelanjaan inventori debit.

Dengan perkhidmatan, ia sedikit lebih rumit kerana prosesnya lebih lengkap. Sekiranya anda membayar perkhidmatan internet atau insurans bernilai setahun lebih awal, misalnya, anda mendebitkan perbelanjaan prabayar untuk satu-dua belas pembayaran setiap bulan. Sebagai contoh, jika anda membayar $ 24,000 untuk perkhidmatan penyelenggaraan bernilai setahun, anda akan mendebitkan $ 2,000 dari perbelanjaan prabayar setiap bulan dan mengkreditkan akaun perbelanjaan penyelenggaraan dengan jumlah yang sama.

Sebagai perkara praktikal, melakukan ini dengan setiap perbelanjaan dan pembelian prabayar dapat menyekat perakaunan anda dengan menjejaki terlalu banyak item prabayar, terutamanya perkhidmatan. Untuk mengelakkan ini, tetapkan ambang minimum untuk memasukkan item dalam akaun perbelanjaan prabayar. Sekiranya ambang batasnya, katakanlah, $ 500 dan anda membayar awal untuk keperluan pejabat bernilai $ 400 , anggap saja $ 400 sebagai perbelanjaan biasa.

Apabila Anda Berurusan Dengan Wang Tunai

Sekiranya anda menggunakan perakaunan tunai, seperti yang dilakukan oleh perniagaan kecil, tidak ada akaun perbelanjaan prabayar, kata Fundera. Katakan anda membayar invois barang dagangan $ 1.400 hari ini tetapi tidak akan menerima barang selama dua minggu. Daripada membimbangkan perbelanjaan prabayar, anda hanya mencatat $ 1.400 sebagai pembelian biasa. Sekiranya anda membayar perkhidmatan selama enam bulan dengan $ 300 hari ini, anda akan mencatat perbelanjaan hari ini dan tidak akan menyesuaikan akaun kemudian.

Ini mempermudah perakaunan anda, tetapi juga mengganggu penampilan kewangan anda. Katakan anda membayar $ 3,600 pada bulan ini untuk perkhidmatan bernilai setahun. Itu satu perbelanjaan perkhidmatan yang sangat besar bulan ini diikuti dengan perbelanjaan sifar 11 bulan. Pendekatan akruan, menunjukkan perbelanjaan $ 300 sebulan, memberi anda gambaran yang lebih realistik.

Bila Anda Penjual

Sekiranya anda penjual, perakaunan inventori yang dibayar tetapi tidak diterima bekerja secara terbalik. Oleh kerana item atau perkhidmatan inventori pembeli menjadikan buku sebagai liabiliti, bukan aset. Penjual biasanya tidak melakukan banyak pembayaran awal, jadi tidak sukar untuk mengesan pembayaran dan menyesuaikan akaun.

Sekiranya, katakan, anda menerima pembayaran $ 1,500 untuk barang yang akan dihantar, anda mencatatkan kredit di akaun tanggungan prabayar dan debit ke tunai. Semasa anda menghantar barang, anda mendebit pembayaran dan mengreditkan akaun hasil. Sekiranya anda menjual perkhidmatan terlebih dahulu, anda akan menyesuaikan akaun untuk setiap bulan perkhidmatan, seperti yang dilakukan oleh pembeli.

Meminta Wang Tunai Di Hadapan

Jobber Academy mengatakan kelebihan mendapatkan pelanggan di prabayar termasuk tidak perlu bimbang tentang pembayaran dan memastikan pembayaran tiba tepat pada masanya. Sekiranya anda perniagaan kecil dengan aliran tunai yang ketat, itu adalah kelebihan pasti. Terdapat keadaan lain di mana ia adalah idea yang baik:

  • Anda perlu menghabiskan sejumlah besar bahan mentah dan anda memerlukan deposit. Roofer sering meminta deposit untuk menutupi sirap dan kuku, misalnya.
  • Ini adalah pekerjaan yang besar dan anda sebenarnya tidak mampu membayar pelanggan. Deposit menjamin pembelian pelanggan.
  • Anda tahu dari pengalaman lalu bahawa pelanggan ini membayar lewat.
  • Perniagaan anda baru dan anda memerlukan aliran tunai.

Kelemahannya ialah jika anda menghantar invois barang sebelum barang atau perkhidmatan, ini boleh mencemarkan hubungan dengan pelanggan anda, terutama jika mereka tidak berpuas hati dengan pekerjaan anda. Sentiasa jelas di muka apa syarat perjanjian itu. Hubungi mereka selepas penghantaran untuk melihat sama ada mereka berpuas hati. Tawarkan potongan harga untuk pembayaran di muka, jika anda mampu. Anda mahu pelanggan anda berpuas hati sepenuhnya.