Elemen Asas Komunikasi Perniagaan

Komunikasi perniagaan muncul dalam pelbagai bentuk dalam organisasi. Syarikat berkomunikasi dengan pelanggan melalui laman web, laporan atau berkala. Komunikasi dalaman merangkumi telefon, surat suara, buletin syarikat dan sistem e-mel dalaman, untuk beberapa nama. Dalam semua kes, sama ada komunikasi perniagaan bersifat dalaman atau luaran syarikat, tiga elemen asas untuk kejayaannya adalah kejelasan, struktur dan mengetahui khalayak anda.

Kejelasan

Menulis atau berkomunikasi dengan jelas mungkin merupakan elemen komunikasi yang paling penting. Komunikasi perniagaan yang berkesan langsung sampai ke titik, sebutkan apa yang dimaksudkan tanpa memasukkan kata ganda dan disampaikan dengan sebisa mungkin. Penggunaan vernakular biasa, bukannya akronim industri yang hanya diketahui oleh beberapa orang, menjadikan komunikasi lebih tersedia untuk pendengar atau pembaca dan mudah difahami.

Struktur

Seperti penceritaan yang baik, komunikasi perniagaan memerlukan permulaan, pertengahan dan akhir. Mengikuti struktur logik ini mudah bagi pembaca atau pendengar, kerana ini adalah struktur yang diajar oleh kebanyakan orang untuk difahami. Gunakan struktur ini untuk sebarang jenis media komunikasi, laporan, e-mel atau mel suara; juga menggunakannya semasa mesyuarat syarikat. Jadilah ringkas dan elakkan terlalu banyak kata-kata, dan mesej anda harus disebarkan.

Penonton

Fahami khalayak anda. Apabila anda berkomunikasi dengan pelanggan, pilih bahasa biasa yang akan dia fahami, dan bukannya istilah yang di luar pengetahuannya. Konsep yang sama berlaku ketika bercakap dengan rakan sebaya atau ahli pasukan dalaman lain. Akronim mungkin menjimatkan ruang, tetapi kebanyakan orang tidak akan tahu maksudnya; komunikasi bertulis yang dihasilkan kelihatan seperti sup abjad. Ucapkan topik anda kepada khalayak anda - jangan paksa penonton anda agar sesuai dengan topik tersebut.

Ketekalan

Sentiasa konsisten dalam komunikasi anda; jangan mengambil sikap bertentangan, yang hanya berfungsi untuk mengelirukan pendengar atau pembaca. Pilih sisi masalah yang ingin anda tentukan dan ikuti. Menggunakan suara dan gaya yang konsisten membantu penonton untuk terlibat dengan mesej dan mengembangkan kepercayaan terhadap syarikat atau produk anda. Orang tidak mungkin mempercayai maklumat yang terdapat dalam mesej yang tidak konsisten atau bertentangan.

Sedang

Gunakan media yang tepat untuk menangani khalayak anda. Sekiranya mesej itu memerlukan surat peribadi atau e-mel, gunakan media untuk mesej tersebut. Sekiranya memerlukan komunikasi suara-ke-suara atau tatap muka, e-mel adalah pilihan yang salah. Medium yang digunakan untuk komunikasi perniagaan memberi kredibiliti kepada mesej, jadi tetaplah dengan media yang menyokong mesej.