Cara Menangani Surat yang Dihantar Melalui E-mel

Menghantar surat perniagaan melalui e-mel dan bukannya surat siput mengubah beberapa perkara, tetapi tidak semuanya. Untuk satu, anda boleh keluar dari kebiasaan memasukkan maklumat hubungan penerima anda dalam surat itu sendiri. Kenyataan bahawa anda menghantar surat itu terus kepada penerima tertentu melalui alamat e-mel peribadi menjadikan maklumat itu berlebihan. Namun demikian, surat e-mel, walaupun dalam beberapa cara kurang formal daripada surat perniagaan salinan cetak, harus selalu mematuhi standard profesional yang melebihi e-mel yang dihantar kepada keluarga atau rakan-rakan.

1

Cari nama kenalan yang tepat. Gunakan nama belakang orang itu untuk memberi salam, kerana menggunakan nama depan mungkin dianggap terlalu biasa. Nama belakang harus didahului oleh Tuan atau Puan - jangan sekali-kali Miss, yang akan menganggap status perkahwinan wanita dan yang boleh menyebabkan kesalahan. Sekiranya anda menulis surat kepada seseorang yang memiliki ijazah kedoktoran atau perubatan, mendahului nama belakangnya dengan Dr. Contoh salut adalah "Dear Ms. So-and-So."

2

Ratakan identiti anda. Kesan pertama sama pentingnya di dunia maya dan juga kesannya di dunia nyata. Salah satu perkara pertama yang diperhatikan orang tentang e-mel yang ditujukan kepada mereka adalah alias e-mel pengirim. "StudMuffin99" mungkin melukis anda sebagai kehidupan pesta, tetapi tidak profesional. Alamat penerima dengan alias yang lebih sesuai dengan perniagaan, yang sering kali merangkumi nama depan dan nama belakang.

3

Beri perhatian khusus pada baris subjek. Jelas, ringkas dan spesifik. Subjek yang tidak jelas tidak memberi makna pada surat e-mel anda, menjadikan e-mel anda menjadi sasaran penghapusan yang lebih mungkin. Garis subjek kosong tidak dapat diterima oleh kebanyakan orang, kerana ia memberikan kesan kecerobohan, kemalasan dan kurangnya profesionalisme.