Cara Menulis Memo Pengurusan

Perniagaan menggunakan memo pengurusan untuk menyebarkan maklumat kepada pelbagai orang. Memo tersebut memperincikan berita mengenai polisi, peristiwa atau inisiatif, misalnya, dan menyampaikan maklumat tersebut kepada semua pengurus yang sesuai pada masa yang sama. Membuat memo pengurusan yang berkesan memerlukan pemahaman audiens anda dan menyedari pengurus menerima banyak surat-menyurat sepanjang hari. Tuliskan memo untuk menjadi jelas dan ringkas, dengan tajuk minat, untuk meningkatkan perhatian.

1

Hantar memo hanya kepada pengurus yang memerlukan maklumat tersebut. Mengedarkan memo kepada semua pengawas dalam organisasi setiap kali ditulis dapat mengurangkan kemungkinan memo itu dibaca. Dengan selektif, pengurus akan mengetahui jika mereka telah menerimanya, kandungannya mungkin penting.

2

Tulis subjek yang kuat, atau Re :, baris untuk menarik perhatian pembaca. Daripada sesuatu yang biasa, seperti, "Kemas kini program manfaat kesihatan", anda mungkin menulis, "Manfaat baru yang menarik yang ditambahkan ke program perawatan kesihatan!"

3

Ringkaskan tujuan artikel dalam ayat pertama. Pengurus akan menggunakannya sebagai panduan untuk menentukan sama ada mereka harus terus membaca. Pembukaan umum untuk memo boleh menyebabkan pengurus yang sibuk menyimpulkan bahawa maklumat itu tidak sepadan dengannya, jadi sertakan perincian yang cukup dalam baris pertama untuk meyakinkan para pengurus bahawa memo itu layak.

4

Pastikan memo itu pendek dan ringkas. Gunakan gabungan perenggan dan titik peluru untuk membaca pantas. Pada masa yang sama, sertakan kandungan yang mencukupi untuk menerangkan maklumat dengan jelas. Banyak orang telah menjadi pendek untuk menyiarkan catatan media sosial kerana mendapat perhatian; memahami perbezaan antara memo yang ditujukan kepada pengurus dan kemas kini Twitter, misalnya. Memo tersebut harus memberikan ringkasan yang memuaskan mengenai isu ini.

5

Jelaskan langkah atau tanggungjawab pembaca seterusnya. Nyatakan dengan jelas jika mereka perlu mengumpulkan maklumat tertentu, menghadiri seminar, mendidik orang bawahan mereka mengenai perkara itu atau apa sahaja yang memerlukan tindakan tambahan. Sertakan tarikh akhir khusus untuk tindakan jika ada.

6

Senaraikan nama dan maklumat kenalan sekiranya ada pengurus yang mempunyai pertanyaan mengenai kandungan memo tersebut.