Cara Menulis Prosedur Operasi Standard untuk Perniagaan

Prosedur operasi standard menerangkan bagaimana syarikat anda menjalankan perniagaan. Peraturan pemerintah biasanya menyatakan keperluan asas dan membolehkan perniagaan individu menentukan bagaimana pekerjaan dilakukan oleh pekerjanya. Prosedur operasi standard anda harus mendokumentasikan bagaimana sistem pengurusan kualiti dan aktiviti teknikal berfungsi. SOP biasanya menentukan prosedur yang diperlukan untuk mengekalkan dan menggunakan sistem pengeluaran supaya output produk mematuhi piawaian industri. Dengan menggunakan prosedur ini, kakitangan anda dapat menyelesaikan tugas pekerjaan dengan pasti, konsisten dan selamat.

1

Kenal pasti SOP yang diperlukan oleh organisasi anda. Sebagai contoh, buat senarai SOP yang diperlukan untuk memberikan arahan mengenai pengujian, operasi, analisis, pengarkiban dan sokongan. Kenal pasti siapa yang perlu menyumbang untuk menghasilkan SOP dan siapa yang perlu meluluskan dokumen tersebut. Siapkan proses tinjauan, dan dokumentasikan kapan dan bagaimana semakan berlaku. SOP harus dinilai secara berkala, seperti setiap dua tahun.

2

Muat turun dokumen templat dari laman web perpustakaan rujukan yang dibuat oleh organisasi dalam industri anda atau buat format dokumen anda sendiri yang sesuai untuk syarikat anda. Sebagai contoh, eXchange Maklumat Interoperabiliti Nasional menyediakan Perjanjian Formal dan laman web Perpustakaan Rujukan SOP untuk memberi panduan kepada perniagaan seperti anda mengenai bagaimana mengembangkan prosedur operasi standard yang berkaitan dengan interoperabilitas komunikasi.

3

Buat halaman tajuk untuk setiap prosedur. Senaraikan tajuk yang lengkap. Setiap prosedur harus mempunyai tajuk dan nombor yang deskriptif. Sebagai contoh, prosedur label yang berkaitan dengan personel dengan huruf "HR" untuk Sumber Manusia. Tulis ringkasan ringkas yang menerangkan tujuan prosedur dan prosedur lain yang berkaitan. Senaraikan peralatan yang diperlukan dan arahan keselamatan am. Berikan nombor model atau versi perisian tertentu, jika berkenaan. Sertakan rujukan ke manual penggunaan tambahan. Senaraikan nama pengarang dan tarikh dokumen. Senaraikan nama orang yang boleh meluluskan prosedur ini dan tarikh kelulusan.

4

Buat halaman yang mengandungi arahan terperinci. Sertakan data kelulusan atau nombor versi pada setiap halaman. Sertakan nombor SOP dan tentukan kategori di setiap halaman juga. Di bahagian bawah setiap halaman, sertakan nombor halaman semasa dan jumlah halaman dalam dokumen.

5

Arkibkan dokumen setelah anda mengesahkan ketepatannya. Buat salinan untuk kakitangan yang sesuai dan pastikan semua kakitangan anda mendapat latihan mengenai cara mengambil, menggunakan dan memberikan maklum balas mengenai prosedur operasi standard. Contohnya, buat laman web intranet syarikat supaya anda boleh memuat naik, membuat katalog dan membenarkan akses ke dokumen anda. Pantau akses ke dokumen anda. Periksa log dan output yang dihasilkan oleh pelaksanaan setiap prosedur untuk memastikan tingkah laku sesuai dengan prosedur operasi standard yang didokumenkan.