Objektif Prestasi Utama Penyambut Tetamu

Penyambut tetamu perniagaan kecil melakukan lebih daripada sekadar menyapa pengunjung ke pejabat anda atau membuat panggilan telefon masuk terus. Seorang penyambut tetamu sering mengendalikan penghantaran, memproses surat, membuat panggilan keluar untuk pengurus dan mengendalikan peguam. Perniagaan kecil memanfaatkan sepenuhnya penyambut tetamu mereka dengan memberikan tugas yang berterusan untuk mengisi waktu henti, seperti menguruskan bekalan pejabat, penginvoisan sederhana, kemasukan pangkalan data atau menaip dan menyusun bukti. Analisis carta organisasi anda dan penerangan kerja terperinci akan membantu anda memanfaatkan sepenuhnya kedudukan penyambut tetamu anda.

Buat Kesan Pertama yang Baik

Penyambut tetamu anda selalunya merupakan orang pertama yang berhubung dengan pelanggan atau vendor anda. Sekiranya dia tidak teratur, tidak dikenali dengan kakitangan atau jabatan anda atau tidak berhati-hati secara fizikal, ia akan menghantar mesej mengenai seberapa teratur syarikat anda atau betapa seriusnya anda mengambil perniagaan anda. Tetapkan kod pakaian untuk penyambut tetamu anda, yang mungkin menghalangnya daripada mengambil bahagian dalam pakaian "Jumaat biasa". Melarang permen karet di mejanya, makan tengah hari di kawasan penerimaan tetamu, bermain muzik semasa bekerja atau menambah hiasan peribadi ke stesen kerjanya.

Wajibkan dia menjaga desktopnya kemas dan monitor komputernya menghadap pengunjung. Biasakan penyambut tetamu anda dengan pelanggan dan vendor utama agar dia dapat membuat mereka merasa penting dan dihargai dengan mengingat nama mereka, mengetahui syarikat mereka dan memahami apa yang mereka buat atau jual.

Menyediakan Pemerdagangan Manusia yang cekap

Semasa pelawat tiba dan orang ramai menelefon, penyambut tetamu tidak perlu meneka atau meneliti di mana kakitangan anda berada. Latih penyambut tetamu anda untuk mengetahui dengan tepat apa yang syarikat lakukan, termasuk pengetahuan asas produk atau perkhidmatan sehingga dia memahami siapa kenalan utama dan di mana untuk mengarahkan pertanyaan. Pastikan dia tahu bagaimana pejabat anda diatur supaya dia dapat mengarahkan pertanyaan, surat dan pertanyaan pelanggan atau vendor kepada orang yang tepat.

Latihlah dia agar dia kenal dengan personel dan posisi mereka, termasuk sebutan yang betul dari nama yang tidak biasa. Tetapkan prosedur untuk menerima dan menandatangani pakej, yang penting bukan sahaja dari sudut kecekapan, tetapi juga untuk meningkatkan keselamatan dan mengurangkan tanggungjawab.

Meningkatkan Produktiviti Penerimaan

Penyambut tetamu mungkin mempunyai waktu henti yang cukup pada waktu siang sekiranya anda menerima panggilan telefon dan pelawat yang jarang berlaku. Kedudukan penyambut tetamu dapat meningkatkan produktiviti tempat kerja anda dengan mengendalikan satu atau lebih fungsi perkeranian. Ramai penyambut tetamu melakukan penagihan mudah, menguruskan inventori, menyusun dan menghantar mel, mengemas kini laman web, mengendalikan kemasukan pangkalan data dan surat-menyurat, menghantar e-mel dari akaun tangkapan ke jabatan yang sesuai dan menyimpan rekod kehadiran. Eksekutif perniagaan kecil yang tidak mempunyai pembantu peribadi sering bergantung pada penyambut tetamu untuk memberi gambaran kepada klien bahawa mereka mempunyai pembantu dengan memberikan tugas seperti membuat panggilan telefon dan membuat janji.

Kekalkan Akhlak Pejabat

Penyambut tetamu perniagaan kecil sering menjadi "penyejuk air manusia" pejabat. Sebilangan besar pekerja mempunyai hubungan dengan penyambut tetamu setiap hari, dan mereka sering bercakap dan membincangkan berita di tempat kerja. Penyambut tetamu mengetahui rancangan makan tengah hari berkumpulan dan tahu jika seseorang membawa makanan ke bilik rehat, mempunyai hari jadi, bertunang atau menerima promosi.

Dia dapat membina dalam meningkatkan semangat perusahaan atau merosakkan dengan menyebarkan khabar angin dan gosip. Tanyakan kepada pekerja mengenai pendapat mereka mengenai penyambut tetamu anda untuk menentukan apakah dia berpengaruh positif atau negatif ketika berhubungan dengan semangat pekerja.